La sicurezza negli uffici ibridi: soluzioni di controllo degli accessi 24/7

La trasformazione dell'ambiente di lavoro negli ultimi anni ha reso il modello di ufficio ibrido - una combinazione di lavoro in presenza e remoto - la norma in molte aziende. Questo nuovo paradigma presenta numerosi benefici, ma anche sfide significative in termini di sicurezza, gestione degli accessi e controllo degli spazi.

In questo contesto, il controllo di accesso intelligente 24/7 è diventato un elemento essenziale per garantire la sicurezza fisica e digitale delle organizzazioni. In questo articolo esploriamo come le soluzioni moderne consentono di gestire uffici ibridi in modo efficiente, sicuro e senza attriti.

La sfida della sicurezza in ambienti ibridi

Tradizionalmente, gli uffici funzionavano con un orario fisso, un personale di reception e chiavi fisiche. In un modello ibrido, questo cambia radicalmente:

• I dipendenti entrano ed escono in orari diversi.
• Ci sono giorni in cui l'ufficio è mezzo vuoto, altri in cui si riempie.
• Personale esterno (fornitori, tecnici, pulizia) necessita di accesso immediato.
• Alcune aziende affittano spazi di lavoro condivisi o uffici flessibili.

In questo contesto, le chiavi fisiche diventano inefficienti e dipendere da un receptionist o custode è costoso e poco scalabile.

Cosa implica un controllo di accesso 24/7?

Una soluzione di controllo di accesso 24/7 deve:

• Consentire l'ingresso a qualsiasi ora, anche al di fuori dell'orario lavorativo tradizionale.
• Registrare chi entra, a che ora e per quanto tempo.
• Adattarsi a diversi tipi di utenti: dipendenti, fornitori, visitatori, ecc.
• Funzionare senza la necessità di personale presente.
• Integrarsi con altri sistemi: telecamere, allarmi, sistemi di gestione.

E soprattutto: deve essere sicura, facile da usare e scalabile.

Soluzioni moderne: dal codice PIN all'app mobile

Oggi esistono molteplici tecnologie che consentono di gestire l'accesso senza chiavi. Le più comuni includono:

1. Codici PIN temporanei

Consentono di concedere l'accesso per una fascia oraria specifica o per un numero limitato di utilizzi. Ideale per visite occasionali o fornitori.

Esempio reale:
Un'azienda di design grafico a Madrid utilizza Raixer per concedere l'accesso al team di pulizia ogni martedì tra le 20:00 e le 22:00. Viene generato un PIN valido solo in quella fascia oraria, senza la necessità di consegnare chiavi o avere personale presente.

2. Applicazione mobile

I dipendenti possono aprire porte dal proprio smartphone, in modo sicuro e registrato. L'app può essere utilizzata anche per gestire permessi, inviare inviti o programmare accessi futuri.

Esempio reale:
Una startup tecnologica con sedi a Barcellona e Valencia consente ai propri dipendenti di accedere a entrambe le uffici con l'app Raixer. L'app rileva se hanno il permesso e attiva l'apertura con un solo tocco.

3. Schede NFC o tag

Funziona come un “portachiavi digitale”. Utile per le aziende che desiderano ancora un dispositivo fisico, ma senza gli svantaggi delle chiavi tradizionali.

Esempio reale:
Un coworking a Malaga consegna tag NFC agli utenti dell'ufficio fisso e codici temporanei agli utenti dei posti flessibili, controllando così diversi livelli di accesso.

4. Controllo tramite voce o assistenti virtuali

In alcuni casi, le soluzioni si integrano con assistenti come Alexa o Google Assistant, consentendo l'accesso tramite comandi vocali.

Vantaggi dell'accesso digitale per uffici ibridi

Flessibilità totale

Consente di adattare l'uso dell'ufficio alla realtà di ogni dipendente. Non è più necessario avere qualcuno in reception o essere in attesa di chi ha copia delle chiavi.

Risparmio sui costi

Vengono eliminati duplicati di chiavi, costi di serratura, reception di persona e si riduce il rischio di furti o accessi non autorizzati.

Registrazione e tracciabilità

Ogni ingresso viene registrato: chi, quando, come. Ideale per soddisfare le normative di sicurezza e le verifiche interne.

Scalabilità

Da un piccolo ufficio di 5 persone a una multinazionale con sedi in diverse città. Il sistema si adatta.

Come implementare un sistema di controllo degli accessi 24/7

1. Audit iniziale

Analizza quanti accessi devi controllare: ingresso principale, porte interne, parcheggio, sale riunioni, ecc.

2. Scegliere la tecnologia adeguata

Per uffici ibridi, l'ideale è combinare diversi metodi: app mobile per i dipendenti, PIN per gli ospiti, tag per gli utenti frequenti, ecc.

3. Installare serrature o dispositivi compatibili

Raixer, ad esempio, può integrarsi con serrature già esistenti o sostituirle con modelli intelligenti compatibili.

4. Definire i permessi

Puoi concedere accessi permanenti, temporanei, per fasce orarie o per giorni specifici. Puoi anche revocare gli accessi in tempo reale.

5. Integrazione con altri sistemi

Collega il controllo degli accessi con allarmi, telecamere, sensori o sistemi di climatizzazione per automatizzare l'ufficio.

Caso d'uso: azienda ibrida con sede in coworking

Azienda: Consulente tecnologico di 20 dipendenti
Ubicazione: Spazio di coworking a Madrid
Problema: Lo spazio è condiviso con altre aziende e i dipendenti lavorano in turni diversi. Ci sono visite frequenti e si richiede l'accesso nei fine settimana.

Soluzione implementata con Raixer:

• Ogni dipendente ha accesso dall'app.
• Le sale riunioni hanno accesso tramite PIN che si attiva con la prenotazione.
• La squadra di manutenzione entra solo la domenica con codici a uso singolo.
• La direzione può monitorare tutti gli accessi dal pannello di amministrazione.

Risultato: L'azienda ha eliminato completamente le chiavi fisiche, migliorato la tracciabilità e ridotto i costi di gestione.

Sicurezza: è affidabile l'accesso digitale?

Uno dei timori comuni è la sicurezza. Tuttavia, i sistemi moderni come Raixer utilizzano protocolli crittografati, verifica in due passaggi e server sicuri. Inoltre:

• È possibile bloccare gli accessi immediatamente.
• I codici temporanei hanno scadenza automatica.
• Puoi ricevere notifiche in tempo reale di accessi non autorizzati.

In molti casi, l'accesso digitale è più sicuro di una chiave tradizionale, che può essere persa, copiata o rimanere in mani sbagliate.

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Il modello ibrido di lavoro è arrivato per restare, e con esso, la necessità di soluzioni di accesso flessibili, sicure e sempre disponibili. Scommettere su un sistema di controllo di accesso 24/7 non solo migliora la sicurezza, ma ottimizza anche le risorse, riduce i costi e migliora l'esperienza di dipendenti e visitatori.

Raixer offre una soluzione robusta, adattabile e pronta per il futuro del lavoro. Se la tua azienda sta passando a un modello ibrido, è il momento ideale per digitalizzare anche l'accesso.

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