Parti di ingresso e registrazione dei viaggiatori

Nel post di oggi vi raccontiamo cosa sono le parti di ingresso e il registro dei viaggiatori. Mantenere aggiornati questi due documenti in ogni struttura ricettiva che gestite è fondamentale per essere in regola con la legislazione.

È possibile firmare la parte di ingresso dei viaggiatori in forma telematica? Quali documenti devo richiedere all'ospite durante il check-in? Quali sono i termini per ottenere la firma? Anche i miei ospiti internazionali sono obbligati a far parte del registro? Quanto tempo deve conservare i documenti l'ospitante?

Oggi parleremo di cosa è la parte di ingresso dei viaggiatori e come si relaziona con il registro della tua struttura ricettiva o Airbnb nel 2023. Inoltre, parleremo dei requisiti legali richiesti dalle diverse amministrazioni. In particolare, le Forze e Corpi di Sicurezza (Polizia, Guardia Civil, Ertzaintza, Policía Foral o Mossos d'Esquadra. Infine, ti racconteremo quali metodi esistono per compilare questi documenti per il check-in dei viaggiatori.

Parti di ingresso dei viaggiatori

Il Decreto Reale 933/2021 ha stabilito nuove obbligazioni nel 2023 per la registrazione dei viaggiatori che includono la richiesta di determinati dati degli ospiti.

La parte di ingresso dei viaggiatori è un documento che raccoglie informazioni sia sull'alloggio turistico che sull'ospite o viaggiatore. I responsabili che sono soggetti all'obbligo dovranno mantenere un registro elettronico che contenga i dati specificati nell'Allegato I del Decreto Reale 933/2021. In concreto, deve contenere:

Dati dell'impresa di locazione:

• Nome o ragione sociale del titolare
• CIF o NIF
• Comune
• Provincia
• Telefono fisso e/o mobile
• Indirizzo di posta elettronica
• Sito web dell'impresa
• Url per identificare l'annuncio

Dati dell'stabilimento:

• Tipo di stabilimento
• Denominazione
• Indirizzo completo
• Codice postale
• Località e provincia

Dati dei viaggiatori nella parte di ingresso:

• Nome o ragione sociale
• Primo cognome
• Secondo cognome
• Sesso
• Numero di documento di identità
• Tipo di documento (DNI, passaporto, TIE, NIF)
• Nazionalità
• Data di nascita
• Luogo di residenza abituale
  – Indirizzo completo
  – Località
  – Paese

• Telefono fisso
• Telefono mobile
• Posta elettronica
• Numero di viaggiatori
• Relazione di parentela tra i viaggiatori (nel caso in cui qualcuno sia minorenne)

Dati della transazione:

• Dati del contratto
  – Numero di riferimento
  – Data
  – Firme

• Dati dell'esecuzione del contratto
  – Data e ora di ingresso
  – Data e ora di uscita

• Dati dell'immobile
  – Indirizzo completo
  – Numero di stanze
  – Connessione a Internet (sì/no)

• Dati del pagamento
  – Tipo (contanti, carta di credito, piattaforma di pagamento, trasferimento...)
  – Identificazione del mezzo di pagamento: tipo di carta e numero, IBAN conto bancario, soluzione di pagamento tramite mobile, altri
  – Titolare del mezzo di pagamento
  – Data di scadenza della carta
  – Data del pagamento

Registro di alloggi turistici

Da parte sua, il registro di alloggi turistici è la raccolta delle parti di ingresso ordinate in modo correlativo in pacchetti da 100 a 500. In altre parole, una collezione da 100 a 500 parti di ingresso è il registro. Facile, vero?

Il registro deve essere custodito per almeno tre anni dalla data dell'ultima parte di ingresso del libro. Le Forze e Corpi di Sicurezza possono richiederlo come ospitante in qualsiasi momento.

Come fare la parte di ingresso e il registro di viaggiatori

In questa sezione entriamo nel merito per dirti come fare la parte di ingresso dei viaggiatori – e completare il registro, naturalmente –. Prima, vediamo cosa dice la normativa sul registro dei viaggiatori:

1. I moduli delle parti di ingresso dei viaggiatori si adegueranno al modello dell'Allegato e saranno predisposti dagli stabilimenti.
2. Gli stabilimenti potranno compilare i moduli delle parti di ingresso con procedure manuali o con procedure informatiche, ma il viaggiatore dovrà firmare detta parte in modo ineccepibile.

In definitiva: l'ospitante è responsabile di richiedere le informazioni della parte di ingresso al viaggiatore o ospite (compresa la firma) sia in forma presenziale che telematica.

Modello di parte di ingresso dei viaggiatori in PDF

La forma classica di fare la parte di ingresso dei viaggiatori è a mano. Stampi il modello di parte, lo completi con i dati pertinenti e lo dai da firmare al tuo ospite. 

Una volta completato il modulo di registrazione, è necessario comunicarlo alla Polizia Nazionale o alla Guardia Civile (o alle autorità regionali –che sono competenti in materia) entro un termine di 24 ore dalla data di arrivo dell'ospite. Ci sono 4 modi per consegnare i moduli di registrazione dei viaggiatori alla polizia:

1. Presentare direttamente o inviare per posta due copie del foglio di registrazione. Una copia sarà per la polizia e l'altra verrà restituita timbrata all'istituto.
2. Inviare via fax la registrazione dei viaggiatori
3. Consegnare dispositivi fisici (CD, memorie USB, ecc.) che contengano i documenti timbrati presso le sedi della polizia.
4. Trasmettere file con i moduli di registrazione tramite Internet.

Webpol o E-Hotel

Webpol o E-Hotel è una piattaforma della Direzione Generale della Polizia che consente di registrare i viaggiatori, un processo obbligatorio per i gestori di appartamenti vacazionali. Sono obbligati a identificare e comunicare alle autorità l'ingresso di ospiti di età superiore ai 16 anni.

A tal fine, viene redatto un Registro dei Viaggiatori e deve essere comunicato l'ingresso dell'ospite entro 24 ore dal check-in. Questo registro deve essere comunicato alla Guardia Civile, alla Polizia Locale o alla Polizia Nazionale.

Perché è così importante farlo? Se non si completa il processo di identificazione, i gestori di alloggi vacazionali sono esposti a sanzioni importanti che vanno da 600€ a 30.000€, secondo quanto stabilito nella Legge Organica 4/2015. Il prezzo della sanzione varierà a seconda che si consideri una mancanza lieve o grave.

Come si deve effettuare la registrazione dei viaggiatori in Webpol?

Come abbiamo già commentato, il gestore di appartamenti è obbligato a compilare un registro di viaggiatori che sarà composto da ospiti di età superiore a 16 anni - in alcune comunità autonome, devono essere inclusi anche i minori di questa età -.

Questa registrazione sarà effettuata utilizzando un modulo ufficiale con riferimento INT/1922/2003. Può essere scaricato online, compilato e stampato, tramite questo link del Ministero.

I dati ottenuti nella registrazione dovranno essere archiviati dal gestore, ma dovranno anche essere trasmessi alla polizia. Prima di ciò, sarà necessario iscriversi alla stazione di polizia competente in base alla ubicazione dell'alloggio.

Cosa serve per il gestore per effettuare l'iscrizione a Webpol?

È necessario tenere presente che questa richiesta può essere presentata solo di persona e che è necessario fornire i seguenti documenti:

• Documento di identificazione: DNI o equivalente, oppure, se del caso, sarà sufficiente un autorizzazione di rappresentanza.
• Dichiarazione responsabile di attività: sarà la stessa copia presentata in Turismo.
• Scritture, note semplici o contratti.

Come viene consegnata la documentazione del viaggiatore?

Ci sono 4 modi per consegnare le documentazioni:

• 👮 Di persona: verrà fatto in commissariato e bisognerà portare 2 copie del registro.
• ✉️ Per posta: potrà essere consegnato solo per posta nel caso in cui risiediamo in un comune che non dispone di alcuna delegazione di polizia.
• 📠 Via fax: Sul serio qualcuno usa ancora il fax a parte Paquita Salas?
• 💻 Via telematica: attraverso la piattaforma Webpol, che consente di inviare i dati online.

Quanto tempo deve essere conservato il Registro dei Viaggiatori?

Ogni registro può avere un minimo di 100 pagine e un massimo di 500 prima di iniziare con il successivo. Devono essere conservati obbligatoriamente per 3 anni, a partire dalla data di emissione dell'ultimo rapporto.

Il proprietario o la società di gestione dovrà conservare le documentazioni in formato fisico, non solo digitale.

App per le documentazioni di ingresso dei viaggiatori

Per la quarta forma di consegna della documentazione dei viaggiatori –online–, devi utilizzare i siti web della polizia (e-Hotel) o della Guardia Civil (Hospederías). È un incubo usarli? Sì! L'interfaccia e l'esperienza utente sono orribili.

Ecco perché sono diventate così popolari le app per creare la documentazione di ingresso dei viaggiatori e il registro. Te lo raccontiamo tutto su di loro nella prossima sezione!

Queste applicazioni consentono di accelerare la consegna delle parti dei viaggiatori nonché la raccolta dei dati (utilizzando quelli della prenotazione) e la custodia nella nuvola del registro-libro.

La maggior parte di queste app funziona in modo molto simile:

1. Viene inviato un link all'ospite per utilizzare la fotocamera del proprio cellulare per scansionare il proprio documento identificativo e firmare sullo schermo.
2. L'app elabora questi dati e converte le immagini in testo. Queste informazioni vengono automaticamente riversate per completare la parte di ingresso.
3. Una volta completata la parte di ingresso, viene memorizzata nella nuvola, creando un registro-libro.

Ad esempio, la serratura intelligente Raixer ti consente di aprire porte a distanza e anche automatizzare la gestione del Check-in offrendo il servizio di registrazione dei viaggiatori (prima dell'arrivo) e l'invio automatico alla Polizia (il giorno dell'arrivo).

Parte di ingresso e registrazione dei viaggiatori, in sintesi

Completare la parte di ingresso e tenere aggiornato il registro dei viaggiatori è un compito un po' costoso in termini di tempo. Tuttavia, esistono app e soluzioni tecnologiche che ti aiuteranno con la parte burocratica. In sintesi:

• La firma delle parti di ingresso degli ospiti è obbligatoria, oltre ad altre informazioni su di loro.
• La parte di ingresso deve essere compilata al massimo entro 24 ore dal check-in dell'ospite.
• L'ospitante deve conservare in pacchetti da 100 o 500 le parti di ingresso. Questo documento è noto come registro-libro.

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