Gestione della cancellazione delle prenotazioni negli alloggi turistici

In generale, non esiste una politica comune o standard per cancellare una prenotazione negli stabilimenti turistici. La forma di cancellazione è data dalle linee guida e dalle direttive di gestione che ogni sito ha. È per questo che nessuno stabilimento è obbligato a seguire regole stabilite, anche se ci sono criteri che non danneggiano eccessivamente il cliente.

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Data di cancellazione

L'elemento chiave per trattare una cancellazione di un noleggio vacanza o la cancellazione della prenotazione di un hotel è la data della stessa. La risposta dello stabilimento al cliente non può essere la stessa se questo cancella la sua camera alcuni mesi prima del suo arrivo che se lo fa con solo pochi giorni di anticipo.In questo senso, si possono prendere molteplici decisioni in base alla data di anticipo della cancellazione:

• Non addebitare spese se la prenotazione viene cancellata con almeno una settimana di anticipo
• Addebitare il 50% del costo totale della prenotazione se la cancellazione avviene 48 ore prima dell'arrivo del cliente
• Addebitare al cliente la prima notte, nel caso in cui il soggiorno fosse lungo, se annulla nelle ultime 72 ore
• Cancellazione gratuita fino a 24-48 ore prima del giorno della prenotazione.

Le tariffe rimborsabili e non rimborsabili

È necessario specificare molto chiaramente ai clienti quali tariffe sono rimborsabili e quali no nella politica di cancellazione. Se la tariffa non è rimborsabile, è necessario indicare ai clienti in modo chiaro che non sono accettate cancellazioni, pertanto sarebbe necessario pagare l'intero importo della prenotazione indipendentemente da quando si verifica la cancellazione. È anche possibile essere un po' più flessibili con i clienti e indicare fino a che data può annullare una tariffa non rimborsabile senza addebitargli spese. Soprattutto perché le tariffe non rimborsabili sono una strategia che fa sì che molti clienti non prenotino nel nostro stabilimento. È per questo che questo tipo di tariffe devono essere accompagnate da offerte interessanti. Vale a dire, una tariffa non rimborsabile sarebbe destinata a quelle promozioni che cercano di attirare l'attenzione dei clienti a prezzi molto competitivi. Qualsiasi decisione al riguardo dipenderà da una politica di cancellazione ragionevole e che appaia sempre specificata nei termini della prenotazione affinché il cliente non si sorprenda.

La politica di cancellazione

Precisamente, è necessario revisionare periodicamente la politica di cancellazione che abbiamo nell'hotel o negli appartamenti turistici. La cosa più abituale è permettere ai clienti di cancellare la loro prenotazione entro le 48 ore successive al momento del pagamento. Se lo fa in questo lasso di tempo, gli si restituisce tutto il denaro. Passato questo tempo, il rimborso sarà del 50 % della prenotazione.È necessario prenotare ore per assistere i clienti, per risolvere potenziali problemi e gestire cancellazioni. Per questo, conviene avere sistemi che permettano di avere una visione globale e integrata del business, migliorare l'agilità dei processi e altro ancora. Ti consigliamo di installare la serratura intelligente che ti permette di controllare gli accessi a distanza, effettuare la registrazione dei viaggiatori in modo telematico, integrare con qualsiasi sistema PMS (channel manager) e monitorare il rumore nella tua abitazione.In definitiva, la gestione delle cancellazioni delle prenotazioni è una questione che risulta sempre un po' controversa per i clienti. La cosa migliore in questi casi è cercare di offrire la maggiore flessibilità ai clienti, ma senza che ciò ci danneggi nell'hotel.