Controllo dell'orario dei dipendenti: qual è il metodo migliore per un'azienda?

Mantenere un controllo dell'entrata e dell'uscita dei dipendenti nei loro turni di lavoro, così come contabilizzare le loro ore straordinarie, è diventato obbligatorio nel 2019; da allora, sono stati sviluppati diversi sistemi di controllo orario per i dipendenti, che cercano di offrire il massimo livello di automazione possibile.

Controllo dell'orario di lavoro dei dipendenti di un'azienda

Il controllo degli orari nelle aziende consiste nel mantenere un registro dei turni di lavoro, dall'inizio alla fine, di ciascuno dei dipendenti dell'organizzazione; in questo registro sono incluse anche le ore extra, le pause e le assenze per vacanza. La pubblicazione del Decreto-Legge Reale 8/2019, dell'8 marzo ha confermato l'obbligatorietà di registrare e custodire detto controllo delle ore lavorate.

Ci sono due motivi principali (e correlati tra loro) per il controllo degli orari nelle aziende: le entrate per contributi di previdenza sociale e la protezione dei lavoratori.

Con questa regolamentazione, si cerca di far sì che i dipendenti cotizino per tutte le ore lavorate, allo stesso tempo in cui la Previdenza Sociale riscuote i contributi corrispondenti a dette ore: senza andare oltre, si calcola che nel 2020, in Spagna, più della metà delle ore straordinarie effettuate sono rimaste senza essere pagate.

Inoltre, questi registri devono essere conservati per quattro anni dalle imprese e messi a disposizione delle autorità del lavoro, dei dipendenti e dei sindacati; coloro che non rispettano questa norma sono esposti a multa tra 600 e 6.000 euro, circa.

Migliori sistemi per il controllo orario dei lavoratori

Sistemi manuali

È la forma classica di tenere un controllo delle ore sul lavoro: per questo, deve esserci una persona o un reparto dedicato a registrare ogni entrata e uscita manualmente, attraverso un supporto fisico o un foglio Excel.

La normativa menzionata non specifica il formato in cui le imprese devono eseguire e conservare questi registri orario, quindi questo sistema è solitamente scelto da imprese con pochi dipendenti e con scarsi mezzi tecnologici.

Sistemi di identificazione

La maniera più diffusa di tenere il controllo orario è con l'intervento degli stessi dipendenti, che fanno il check-in e il check-out utilizzando un metodo di identificazione, come una carta di accesso, l'impronta digitale o attraverso un'applicazione localizzata nella intranet dell'impresa o sui loro smartphone.

In modo analogo ai metodi manuali, questo sistema richiede la proattività del dipendente per essere preciso al 100%.

Sistemi automatizzati

Questa idea si basa su un controllore di orario digitale, che associa automaticamente la registrazione con le entrate e uscite del dipendente nel centro di lavoro, senza richiedere un'azione aggiuntiva da parte sua.

Raixer Uffici è composto da un sistema di serratura elettronica collegato a un'applicazione, in modo tale da validare l'accesso di ogni dipendente all'entrata o uscita dal lavoro e lo associa al sistema di registrazione.

Il miglior sistema per gestire il controllo orario dei dipendenti sarà sempre quello che richiede meno intervento manuale da parte dell'azienda o dei lavoratori stessi, al fine di adattarsi alla base giuridica che lo regola.

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