7 modi efficaci per mantenere la contabilità del tuo affitto turistico

Le esigenze di contabilità degli alberghi e dei servizi di noleggio turistico sono diverse da qualsiasi altro settore commerciale. Perché? Per il fatto che senza dubbio la soddisfazione dell'ospite è fondamentale nella contabilità, come parte operativa del business. Mantenere un buon controllo ti eviterà problemi inaspettati e assicurerà la tua efficacia e rendimento. Massimizza i tuoi risultati, cura la tua reputazione di marca e migliora la soddisfazione dei tuoi clienti, fornitori e personale con queste chiavi. Qui ti raccontiamo 7 modi efficaci per mantenere la contabilità del tuo noleggio turistico.

1. Automatizza processi al massimo

È possibile che oggi la tua contabilità di affitto turistico o azienda alberghiera stia venendo influenzata da una spesa inutile o da compiti che stanno riducendo l'efficacia del personale. Se disponi di un buon strumento e di una dinamica, che ti fornisca la massima produttività, potrai assicurare un rendimento eccellente. Funzionare con l'agenda di tutto il tuo team piena ti impedirà di vedere opportunità, anticipare problemi e massimizzare la produttività in modo sostenibile. Per questo, l'importante è appoggiarsi alla tecnologia il più possibile. Hai bisogno di riservare ore per assistere i clienti, per risolvere potenziali problemi, per lavorare sulla relazione interpersonale dei tuoi lavoratori e naturalmente per il marketing, l'innovazione e la gestione delle crisi. Per questo, è conveniente avere sistemi che consentano di avere una visione globale e integrata del business, migliorare l'agilità dei processi e altro ancora. Ad esempio, pensi che ci siano riunioni che possono essere risolte con una e-mail settimanale? È anche possibile che alcune e-mail possano essere evitate con l'uso di un programma di gestione dei compiti o con una dinamica più agile di comunicazione interna. Se vuoi evitare i problemi inerenti alla gestione delle chiavi, puoi installare la serratura intelligente Raixer che ti consente di controllare gli accessi dei tuoi ospiti, personale e visite dal cloud.

2. Mantieni un buon controllo di stock

Sia che si tratti di gestire l'alloggio, sia che tu debba controllare gli alimenti che ha in frigorifero ogni inquilino, gli asciugamani, le lenzuola o le forniture di pulizia, devi avere un sistema di gestione pratico che ti dia la professionalità necessaria. Tutti questi aspetti influenzano l'esperienza dell'ospite e faranno la differenza nella sua esperienza finale, nella reputazione del tuo marchio e nel tasso di ricontrattazione. Ci sono programmi informatici che includono la gestione delle scorte, da un POS di base a software più avanzati come Salesforce ad esempio. L'importante è scegliere una metodologia agile che ti permetta di gestire in modo comodo e fluido, sia nei momenti di minore ritmo di lavoro che nei picchi di massimo afflusso.

3. Evita sorprese di spese impreviste

Le spese impreviste possono rovinare la tua attività di affitto turistico, e per questo è ideale poter fare previsioni. Per fare ciò, è fondamentale prendere nota e poter avere schemi ripetuti delle spese fisse e anche in larga misura di quelle variabili. Un buon programma di fatturazione online può essere uno strumento utile per non perdere la prospettiva in nessun momento di come stanno i numeri della tua azienda. L'ideale è poter avere un controllo così esaustivo da poter rilevare schemi di spesa ripetuti, nonché possibili picchi di produttività, esigenze di risorse specifiche e altro ancora. Maggiore sarà la visione globale offerta dal programma che utilizzi, meno avrai bisogno di entrare nel dettaglio o perdere tempo nei calcoli. Ciò è importante, perché il tempo investito nella contabilità incide direttamente su di essa, sottraendo tempo produttivo per altre attività necessarie nell'azienda che influiscono sulla sua efficacia.

4. Soddisfa tutti gli obblighi di legge

Non ti servirà a nulla avere una contabilità impeccabile se un problema legale può rovinare la tua attività. Non trascurare aspetti burocratici essenziali, tieni in regola i tuoi dipendenti, controlla la sicurezza delle tue strutture e altro ancora. Assicurati di effettuare il pagamento corretto dei servizi entro il termine, gestisci correttamente le tasse, i registri comunali, la licenza turistica, i documenti del personale, la fatturazione elettronica e la competitività dei prezzi. Non vorrai perdere i benefici del tuo affitto turistico pagando avvocati o risarcimenti per danni a un cliente che potrebbe denunciarti, o addirittura a un dipendente. Inoltre, gestire correttamente tutta la questione legale ti darà sicurezza, fiducia e affidabilità come azienda. Maggiore sarà la trasparenza che potrai offrire, meglio sarà per la reputazione del tuo marchio e per dormire sonni tranquilli. Se è necessario per mancanza di tempo o conoscenze e se hai le risorse per farlo, l'ideale è assumere un servizio legale ricorrente. Nulla è meglio che avere un esperto con conoscenze giuridiche che possa supervisionarti, consigliarti e gestire le pratiche. In questo modo eviterai possibili complicazioni, guadagnerai tempo e soprattutto molta tranquillità.

5. Assicura la liquidità per la tua attività

Le fatture dei fornitori possono essere molto costose, ma non c'è fattura peggiore di quella che ti passerà la mancanza di liquidità se non ti proteggi da essa. Evita di pagare un prezzo irreversibile per un problema di flusso di cassa. Altrimenti, potrebbe essere critico per il successo della tua impresa di affitto turistico, incidendo direttamente sulla resa e sull'esperienza del cliente. Un possibile intervallo di tempo senza liquidità potrebbe comportare il deterioramento della professionalità di cui la tua attività ha bisogno. Meglio prevenire che curare, quindi una buona pratica per mantenere la contabilità del tuo affitto turistico aggiornata è finanziare fatture. In questo modo, puoi ottimizzare il tuo flusso di cassa evitando dispiaceri. Così, con questo punto garantito, la tua direzione può concentrarsi sull'aggiungere valore, vedere soluzioni creative, generare più efficienza nei processi e persino godere della tua professione. Una soluzione è il factoring, che consente di ottenere linee di sconto su fatture e pagherò. Puoi anche optare per il confirming, ovvero la gestione integrale dei pagamenti ai fornitori.

6. Non sfruttare al limite le tue risorse

Nell'affitto turistico conviene sempre avere un certo margine per situazioni impreviste. Ad esempio, conviene avere sempre un appartamento, spazio o camera libera. Se hai un'attività di affitto turistico con sufficiente capacità per avere benefici, oltre a mantenerti a galla, cerca di riservare un As sotto la manica. Non si sa mai se puoi avere un'opportunità unica, come offrire un servizio VIP a un cliente esclusivo. Cosa potresti offrirgli se si presenta il caso? Vale la pena avere una soluzione per queste occasioni, che potrebbe portare benefici extra e un punto aggiuntivo di cache all'azienda. D'altra parte, avere margine di camere o appartamenti è fondamentale per hotel e attività di affitto turistico. Altrimenti, è possibile che un problema qualsiasi rovini la soddisfazione di qualche cliente o la tua reputazione. Hai un piano B se un cliente si lamenta di qualche problema in uno dei tuoi spazi in affitto? Lo stesso accade con altre risorse che conviene avere sempre al di sopra del necessario, come quelle legate al servizio al cliente. Cosa succede se un cliente ha macchiato i suoi asciugamani e ha bisogno di ricambi prima del tempo? Non puoi avere tutto al limite, perché potresti non essere in grado di rispondere in questi casi. L'ideale è differenziare tra beni deperibili e non deperibili. Ad esempio, avere in magazzino un insieme di lenzuola o gel doccia non ti causerà perdite. Invece, se non controlli bene la scorta di alimenti con data di scadenza potresti avere perdite economiche.

7. Ottimizza i tuoi costi

Oltre a migliorare il controllo dei tuoi costi fissi o variabili, approfitta dei tempi più tranquilli di lavoro nel tuo business per ridurre spese inutili. Il primo passo è avere ben chiaro quali spese sono imprescindibili per la redditività del business e quali sono opzionali. Ordinare le priorità è fondamentale per prendere decisioni strategiche che ti rendano molto più competitivo.D'altra parte, potresti anche cercare fornitori più economici, prezzi migliori per l'acquisto di pacchetti e altro. Ci sono anche aziende disposte a negoziare determinati costi, quindi tutto è questione di fare i conti e vedere possibili riduzioni di spesa. D'altra parte, è possibile che ai tuoi dipendenti tu stia dando troppo lavoro che non hanno bisogno di fare, o che tu abbia personale poco produttivo. Migliorare in tal senso può avere un impatto diretto sui tuoi benefici aziendali.Analizza bene quali dipendenti ti stanno riportando più redditività al business, e quali meno. Oltre alle decisioni che puoi prendere con loro tenendo conto anche del fattore umano, non si può fare a meno di analizzare nel dettaglio il rendimento che ha ciascuno e le spese che comporta mantenere il loro posto, nonché l'anzianità del personale e altro ancora.

Conclusione

Come vedi, c'è una serie di passaggi, misure e strumenti che puoi implementare nel tuo business di affitto turistico per migliorare le prestazioni. Assicurati che il tuo team sia ben formato nel seguire i protocolli e, se del caso, nell'uso della tecnologia incorporata nel business. Approfitta dei tempi di minor lavoro per quella formazione e la definizione di tutti i processi, nonché la comunicazione interna in generale. Buona fortuna e molto successo!

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